DECLINE EMAIL

断りメールの例文

断りメールは、相手への感謝、断る結論、簡潔な理由、可能なら代替案の順に書きます。曖昧な返事を続けるより、検討結果を早めに伝えるほうが相手も次の行動を取りやすくなります。

仕事の依頼を断る場合

件名：ご依頼いただいた資料作成について

〇〇様

お疲れさまです。ご相談いただき、ありがとうございます。

現在、月末対応が重なっており、ご希望の6月15日までに資料を作成することが難しい状況です。今回はお引き受けできず、申し訳ありません。

6月20日以降であれば対応可能です。日程を変更できるようでしたら、改めてご相談ください。

件名：ご提案内容の検討結果について

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

このたびは詳細なご提案をいただき、ありがとうございました。社内で検討しましたが、現在の運用方針と予算を踏まえ、今回は導入を見送ることとなりました。

ご期待に沿えず恐縮ですが、今後状況が変わりましたら改めてご相談させていただきます。

件名：懇親会のご案内について

〇〇様

懇親会へお声がけいただき、ありがとうございます。

あいにく当日は先約があり、参加することができません。せっかくお誘いいただいたところ申し訳ありません。

皆さまにとって有意義な会となりますことを願っております。

件名：お見積金額について

株式会社〇〇
〇〇様

お見積金額についてご相談いただき、ありがとうございます。

社内で再度検討しましたが、品質を維持するため、提示済みの金額からの値引きは難しい状況です。

仕様や納期を調整することで費用を抑えられる可能性がありますので、ご希望でしたら代替案をご案内します。

最初に感謝を伝えたうえで、「難しいかもしれません」ではなく「今回はお引き受けできません」と結論を明確にします。相手の提案自体を否定せず、日程、予算、社内方針など必要最小限の理由を示します。実現可能な代替案がない場合は、無理に提案する必要はありません。