MAIL WRITING GUIDE
社内メールの書き方ガイド
社内メールは、丁寧さだけでなく、相手が短時間で内容を理解できることが大切です。
上司へのメールで押さえる5つの型
- 件名だけで用件が分かるようにする
- 最初に結論や依頼内容を伝える
- 背景説明は必要な範囲に絞る
- 期限がある場合は日時を明記する
- 送信前に名前、数値、添付ファイルを確認する
角が立たない催促メール
相手を責める表現は避け、「行き違いでしたら申し訳ありません」と添えたうえで、確認したい事項と必要な期限を明確にします。
例：先日お送りした資料について、確認状況を伺いたくご連絡しました。明日の会議で使用するため、本日中にご確認いただけますと幸いです。
お詫びメールの順番
事実、謝罪、現在の対応、今後の防止策の順に書くと、言い訳に見えにくくなります。分かっていないことを断定せず、次の報告時刻も伝えます。
生成文を使う際の注意
社名、氏名、日時、金額、機密情報、添付ファイルの有無は必ず送信前に確認してください。状況に合わせて文章を調整し、最終的な送信判断は利用者自身で行ってください。