HANDOVER EMAIL
引き継ぎメールの例文
引き継ぎメールは、対象業務、現在の状況、次の期限、資料の保存場所、関係者、注意点を整理します。メールだけで完結させず、一覧表や口頭説明と組み合わせると漏れを防げます。
異動に伴い後任者へ引き継ぐ場合
佐藤さん
お疲れさまです。
7月1日付の異動に伴い、A社案件を引き継いでいただきたく、現在の状況を共有します。
・次回打ち合わせ：6月20日 14時
・提出物：見積書と進行表
・提出期限：6月18日
・関連資料：共有フォルダ「営業部／A社」
先方の窓口は営業企画部の〇〇様です。6月16日に30分ほど説明の時間をいただけると助かります。
休暇中の対応を依頼する場合
鈴木さん
お疲れさまです。
6月21日に休暇を取得するため、当日の問い合わせ対応をお願いします。
A社からの納期確認には、共有済みの進行表をもとに6月28日予定とお伝えください。判断が必要な内容は、翌営業日に私から回答する旨をご案内いただければ問題ありません。
関連資料は共有フォルダへ保存しています。
取引先へ担当変更を知らせる場合
株式会社〇〇
〇〇様
平素よりお世話になっております。株式会社△△の山田です。
7月1日より、貴社の担当を佐藤へ引き継ぐこととなりました。後任の連絡先は以下のとおりです。
後任：佐藤太郎
メール：sample@example.com
電話：00-0000-0000
引き継ぎは完了しており、今後の案件についても継続して対応いたします。
引き継ぎ完了を上司へ報告する場合
〇〇部長
お疲れさまです。山田です。
担当業務について、佐藤さんへの引き継ぎが完了しました。案件一覧、進行中の課題、関係者の連絡先を共有し、個別案件の説明も実施済みです。
未完了事項はA社の契約書確認のみで、6月18日に法務部から回答予定です。
漏れを防ぐ6項目
「何を」「どこまで進めたか」「次に誰が何をするか」「期限」「資料の場所」「問題発生時の連絡先」を記載します。パスワードや個人情報を通常のメール本文へ書かず、会社指定の安全な共有方法を使います。